Faktúra poslaná e-mailom musí spĺňať rovnaké náležitosti ako papierová – musia na nej byť všetky povinné údaje podľa § 71 ods. 1 a § 74 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH, aj keď ide o PDF alebo iný elektronický formát. Rozdiel je v tom, že od 1. januára 2027 už PDF e-mailom automaticky nestačí – vstupuje povinnosť eFaktúry.
Čo je elektronická faktúra
Elektronická faktúra podľa zákona o DPH nie je nič zložité – ide o doklad v elektronickej forme, teda akýkoľvek formát, ktorý nie je papierový. E-mail s PDF, XML súbor či faktúra z účtovného softvéru uložená ako PDF – všetko sa považuje za elektronickú faktúru.
Zákon jasne hovorí: faktúrou je doklad v listinnej alebo elektronickej forme (§ 71 ods. 1 zákona o DPH). Náležitosti (údaje, ktoré tam musia byť) sú rovnaké bez ohľadu na to, či je faktúra papierová alebo elektronická – to upravuje § 74 toho istého zákona.
Povinné náležitosti na faktúre poslanej e-mailom
Na faktúre poslanej e-mailom nesmú chýbať tieto údaje:
- Označenie ako faktúra – slovo „faktúra”, nie „proforma” ani iné označenie
- Číslo faktúry – jedinečné v rámci vášho číselného radu za daný rok
- Dátum vyhotovenia – kedy ste faktúru vystavili
- Dátum splatnosti – dohodnutá lehota; ak nie je dohodnutá, počíta sa 30 dní od doručenia, medzi podnikateľmi spravidla najviac 60 dní
- Identifikácia dodávateľa – meno, adresa, IČO; ak ste platiteľ DPH, aj IČ DPH (formát SK + 10 číslic)
- Identifikácia odberateľa – meno, adresa; ak je odberateľ platiteľ DPH, jeho IČO a IČ DPH
- Popis dodaného tovaru alebo služby – čo ste dodali, v akom množstve a za akú jednotkovú cenu
- Sadzba DPH – ktorú sadzbu ste použili; ak plnenie DPH nepodlieha, musí byť uvedené „bez DPH”
- Suma DPH – koľko DPH ste vyčíslili
- Suma bez DPH a celková suma k úhrade
Faktúra sa vyhotovuje v čase dodania tovaru alebo služby, nie v čase platby.
Podrobný checklist všetkých náležitostí nájdete v našom nástroji: checklist náležitostí faktúry.
PDF faktúra e-mailom: stačí, a dokedy
Do 31. decembra 2026 je faktúra vo formáte PDF poslaná e-mailom naďalej v poriadku – pokiaľ obsahuje všetky náležitosti. Väčšina živnostníkov a malých s.r.o. faktúry takto vystavuje bez problémov.
Od 1. januára 2027 sa situácia mení: povinná bude tzv. eFaktúra – faktúra vo formáte XML podľa normy EN 16931, ktorú odošlete cez digitálneho poštára (certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby). PDF e-mailom už nebude postačovať pri obchodoch medzi podnikateľmi (B2B) a pri platbách voči verejnej správe.
Pre menšie firmy bez povinnosti registrácie na DPH môže e-mail s PDF ostať v praxi možnosťou aj po roku 2027, ak sa tak dohodnú s odberateľom – v praxi sa však aj malé firmy postupne presúvajú na eFaktúru, aby predišli komplikáciám.
Čítajte viac: eFaktúra 2027: čo sa mení pre živnostníkov a malé firmy
Bezpečnosť a overiteľnosť elektronickej faktúry
Kľúčový rozdiel medzi „len PDF e-mailom” a eFaktúrou je overiteľnosť. PDF e-mailom si príjemca uloží do schránky a nájde ho vo svojom účtovníctve, finančná správa však nemá technickú možnosť overiť, či faktúra skutočne existuje, kedy bola doručená a či nejde o falzifikát.
eFaktúra cez digitálneho poštára:
- je automaticky doručená a zaevidovaná,
- údaje sa povinne odosielajú finančnej správe,
- dátum doručenia je preukázateľný.
Kým ste SZČO bez registrácie na DPH, PDF môže naďalej stačiť – čím skôr sa však zorientujete vo fakturačnom softvéri s podporou eFaktúry, tým jednoduchší bude prechod v roku 2027.
Ako správne poslať faktúru e-mailom (do 31. decembra 2026)
Aby bola PDF faktúra poslaná e-mailom bez pochybností uznaná:
- Vyhotovte faktúru v softvéri (Excel, Word, LibreOffice, účtovný program) – s úplnými náležitosťami podľa checklistu.
- Exportujte ju do PDF – zabezpečíte tak čitateľnosť a zabránite neželanej úprave.
- Pošlite ju e-mailom odberateľovi – s popisom „Faktúra č. XXXX” v predmete.
- Uchovajte si kópiu vo svojom účtovníctve; e-mail s prílohou slúži ako doklad o odoslaní.
- Dodržiavajte číselný rad – ďalšia faktúra nadväzuje na predchádzajúcu v tom istom roku.
Tip: Pri fakturácii e-mailom si uchovávajte aj potvrdenia o doručení. E-mail je dôkazom odoslania, nie doručenia – ak je pre vás dôležité preukázať, že faktúra prišla, požiadajte odberateľa o potvrdenie prijatia.
Faktúra bez podpisu – je platná?
Faktúra poslaná e-mailom nemusí byť podpísaná elektronickým podpisom (pokiaľ nejde o XML eFaktúru) – postačuje, že je odoslaná z evidovaného účtu dodávateľa. Naskenovaná papierová faktúra sama osebe nenahrádza elektronickú faktúru vo formáte, ktorý bude vyžadovať budúca legislatíva.
Oprava už poslanej faktúry
Ak zistíte chybu v už odoslanej faktúre, jej vymazanie a opätovné zaslanie nie je správnym postupom. Podľa zákona o DPH môžete:
- vydať dobropis (zníži pôvodne fakturovanú sumu), alebo
- vydať ťarchopis (dodatočne zvýši sumu, napríklad pri chybne nízkej cene), alebo
- v niektorých prípadoch faktúru stornovať a vystaviť novú.
Tieto opravné doklady sa musia odvolávať na číslo a dátum pôvodnej faktúry.
Podrobne: Ako opraviť chybnú faktúru: storno, dobropis a ťarchopis
Porovnanie: PDF e-mailom vs. eFaktúra XML
| Vlastnosť | PDF e-mailom | eFaktúra XML |
|---|---|---|
| Legálnosť do 31. 12. 2026 | Áno (B2B aj B2C) | Áno |
| Legálnosť od 1. 1. 2027 | Obmedzená (mimo B2B) | Áno, povinná v B2B |
| Automatické spracovanie | Nie | Áno |
| Preukázateľnosť doručenia | Len prostredníctvom e-mailu | Áno (digitálny poštár) |
| Hlásenie finančnej správe | Nie | Áno, povinne |
Časté otázky
Ak posielam faktúru e-mailom bez DPH, musí na nej byť IČ DPH?
Nie. Ak nie ste platiteľom DPH, postačuje meno, adresa a IČO. IČ DPH uvádzajú len tí, ktorí sú registrovaní pre DPH.
Stačí poslať faktúru ako obrázok alebo screenshot?
Nie. Faktúra musí byť v čitateľnom, stabilnom formáte – typicky PDF. Fotografia alebo screenshot nie sú vhodným elektronickým dokladom a pri kontrole môžu spôsobiť problém.
Ak odberateľ neprijíma faktúry e-mailom, môžem mu ju poslať inak?
Áno, spôsob doručenia je vhodné mať dohodnutý vopred. Zákon umožňuje papierovú aj elektronickú formu. Ak je dohodnutá eFaktúra vo formáte XML, samotné PDF nepostačuje.
Ak si odberateľ stiahne faktúru z portálu alebo aplikácie, je to elektronická faktúra?
Áno, ide o elektronickú formu, no pokiaľ nemá štruktúru XML podľa normy EN 16931 a neprechádza cez digitálneho poštára, nejde o eFaktúru v zmysle pripravovanej legislatívy.
Potrebujem riešiť digitálneho poštára už v roku 2026?
Nie nevyhnutne. Digitálneho poštára budete potrebovať od 1. januára 2027, keď vznikne povinnosť eFaktúry pri obchodoch medzi podnikateľmi. Ak ste SZČO bez registrácie na DPH alebo fakturujete len fyzickým osobám, môžete zatiaľ počkať.
Zhrnutie
-
Elektronická faktúra e-mailom (PDF) musí mať rovnaké náležitosti ako papierová – všetky povinné údaje podľa zákona o DPH.
-
Do 31. decembra 2026 je PDF e-mailom v poriadku, pokiaľ je správne vyhotovená.
-
Od 1. januára 2027 platí povinnosť eFaktúry vo formáte XML pre obchody medzi podnikateľmi a s verejnou správou.
-
Overiteľnosť je hlavným dôvodom zmeny – eFaktúra sa hlási finančnej správe a jej doručenie je preukázateľné.
-
Ak si chcete nastaviť správny proces fakturácie, pozrite si porovnanie fakturačných programov alebo si prečítajte, ako správne fakturovať.
Údaje platné k 30. 8. 2026, pravidelne aktualizujeme. Sumy a sadzby v článku vychádzajú z oficiálnych zdrojov (finančná správa, Sociálna poisťovňa, zbierka zákonov) a majú informatívny charakter – pred rozhodnutím ich overte s účtovníkom.
