Zálohová faktúra (proforma) a ostrá faktúra sú dva rôzne dokumenty s rozdielnym účinkom – zálohová nie je daňovým dokladom a nezakladá daňovú povinnosť, ostrá faktúra je daňový doklad podľa zákona o DPH a účtovný doklad v účtovníctve. Ktorú vystaviť, určuje, kedy a ako prebehne platba.
Čo je zálohová faktúra (proforma)
Zálohová faktúra je výzva na zaplatenie zálohy pred dodaním tovaru alebo služby. Slúži ako podklad pre odberateľa, aby vedel, koľko a na aký účet má poslať. Jej podstatné znaky:
- Nie je daňovým dokladom – na základe zálohovej faktúry si nepočítate daňové povinnosti ani DPH.
- Neúčtuje sa – nezaraďuje sa do účtovných záznamov ani u živnostníkov.
- Nemá záväznú splatnosť – je to len informačný dokument, nie záväzný doklad.
- Netvorí faktúru podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH – preto nemusí byť číslovaná v rade ostatných faktúr a môže obsahovať menej údajov.
Zálohová faktúra sa často nazýva aj proforma faktúra – obe označenia znamenajú to isté.
Kedy vystaviť zálohovú faktúru
Zálohovú faktúru vystavíte v týchto prípadoch:
- Fyzický tovar pred expedíciou – keď odberateľa požiadate, aby zaplatil vopred (napr. pri vzorkách, doprave).
- Služby v budúcnosti – pred začatím prác (stavby, grafické služby, školenia).
- Zahraničný obchod – keď si nemôžete byť istí platobnou schopnosťou zahraničného odberateľa.
- Väčšie objednávky – ak chcete znížiť riziko nezaplatenia.
Praktický príklad: Malá tlačiareň dostane objednávku na 500 katalógov za 2 500 € + DPH. Pred začatím tlače si vyžiada zálohu. Vystaví zálohovú faktúru s bankovými údajmi a splatnosťou „do 5 dní”.
Čo je ostrá faktúra (daňový doklad)
Ostrá faktúra je podľa § 72 a § 73 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH pravý daňový doklad a účtovný záznam. Vystavuje sa:
- Po dodaní tovaru alebo ukončení služby – keď ste splnili svoje záväzky.
- Počas dodávky – ak sa tovar predáva postupne alebo služba trvá dlhší čas.
- Aj pri prijatí platby vopred – ak dostanete peniaze skôr, faktúra sa vyhotovuje do 15 dní od prijatia platby (§ 72 a § 73 zákona o DPH).
Znaky ostrej faktúry:
- Daňový doklad – podľa neho sa počítajú daňové povinnosti (DPH, základ dane).
- Zaraďuje sa do účtovníctva – v prehľade príjmov, v priznaní k DPH, v evidencii tržieb (e-kasa).
- Má pevný číselný rad – číslovanie postupné, bez preskakovania.
- Obsahuje všetky náležitosti faktúry podľa zákona – IČO, DIČ / IČ DPH oboch strán, opis plnenia, cenu, DPH, splatnosť, číslo faktúry a dátum.
Vyúčtovacia faktúra – tretí typ
Menej známa je vyúčtovacia faktúra – používa sa najmä v stavebníctve a pri dlhodobých zákazkách:
- Ak ste za zálohu už vystavili ostrú faktúru, vyúčtovacia faktúra zúčtuje rozdiel medzi zaplatenou zálohou a skutočným plnením.
- Vyúčtovacia faktúra sa vzťahuje na predchádzajúce zálohové aj ostré faktúry – ďalší samostatný doklad zvyčajne nie je potrebný.
Praktický príklad: Stavebná firma dostane 100 000 € zálohu. Postupne dodá služby v hodnote 85 000 €. Vystaví ostrú faktúru na 85 000 € a vo vyúčtovacej faktúre vyrovná vrátenie nevyužitej zálohy 15 000 €.
Postup pri zálohách – krok za krokom
- Klient si objedná – vy mu pošlete zálohovú faktúru s požiadavkou na zálohu.
- Záloha príde – podľa § 72 a § 73 zákona o DPH sa do 15 dní vyhotoví ostrá faktúra, z ktorej sa počíta DPH a ktorá sa zaúčtuje.
- Tovar/služba sa dodá – ak dodávate postupne, vystavujete faktúry za čiastkové dodávky.
- Vystaví sa finálna vyúčtovacia faktúra – ak je to potrebné, zúčtuje rozdiel medzi zálohami a skutočnosťou.
Rozdiel v DPH a daňových povinnostiach
| Aspekt | Zálohová (proforma) | Ostrá faktúra |
|---|---|---|
| Daňový doklad | Nie | Áno |
| Počíta sa do DPH | Nie | Áno |
| Zaúčtovanie v účtovníctve | Nie | Áno |
| Číslovanie | Voliteľné | Povinné, postupné |
| Splatnosť faktúry | Nemá (orientačná) | Dohodnutá, prípadne 30 dní podľa zákona |
| Záväznosť pre obchod | Nie (orientačná) | Áno (právna) |
Čo robiť s DPH pri zálohách
Ak ste platiteľ DPH:
- Zálohovú faktúru neuvádzate v priznaní k DPH.
- Keď príde platba za zálohu, vystavíte ostrú faktúru – v nej sa počíta DPH a jej dátum je rozhodujúci pre vznik daňovej povinnosti (§ 72 a § 73 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH).
- Ak ste neplatiteľ DPH, DPH neuvádzate ani na zálohovej, ani na ostrej faktúre.
Kedy zálohovú faktúru nevystavovať
Vyhnite sa zálohovej faktúre v týchto prípadoch:
- Menší, dôveryhodní zákazníci – keď viete, že zaplatia, nezaťažujte obchod zbytočnou administratívou.
- Okamžitá platba – kartou alebo prevodom v čase objednávky, keď sa tovar vydá hneď.
- Faktúra je hotová súčasne – ak dodávka a fakturácia prebehnú v deň objednávky (napr. e-shop, služby na mieste).
- Overení pravidelní partneri – keď máte dohodnutý obchodný vzťah bez väčšieho rizika.
Praktické rady do praxe
Ako pracovať so zálohami bez chaosu:
- Vystavte zálohovú faktúru jasne – uveďte, že po dodaní bude nasledovať ostrá faktúra.
- Uveďte, že úhrada zálohy bude vyfakturovaná ostrou faktúrou podľa § 72 zákona o DPH.
- V bankovej aplikácii, e-mailoch a zmluvách konzistentne používajte variabilný symbol (VS) – napríklad číslo zálohovej faktúry alebo objednávky, aby ste vedeli, o akú platbu ide.
- Keď platba prijde, bez zbytočného odkladu vystavte ostrú faktúru (do 15 dní podľa zákona).
- Ak používate fakturačný program, nastavte si osobitnú kategóriu alebo poznámku pre zálohové faktúry, aby ste ich neomylom nezaradili medzi daňové doklady.
Časté otázky
Môžem si odpočítať DPH zo zálohovej faktúry?
Nie. Zálohová faktúra nie je daňovým dokladom – nemôžete si z nej odpočítať DPH. Odpočet si uplatníte až z ostrej faktúry, ktorá sa vydá po prijatí platby.
Musím číslovať zálohové faktúry?
Nie je to povinné. Zálohová faktúra je len výzva na platbu, nie daňový doklad. Môžete ju číslovať v samostatnom rade (napr. PF-2026-001, PF-2026-002) alebo vôbec – závisí od vašich zvyklostí.
Čo ak zákazník nezaplatí zálohu?
Zálohová faktúra nie je záväzným dokladom – ak odberateľ nezaplatí, nevzniká vám z toho priama pohľadávka. Môžete ju vystaviť znova, dohodnúť sa inak, alebo si podmienky vopred ošetriť zmluvou s jasným termínom splatnosti. Bez zaplatenia zálohy dodávku spravidla nespúšťate.
Koľko času mám na vystavenie faktúry za zálohu?
Podľa § 72 a § 73 zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH máte do 15 dní od prijatia platby. Odporúčame urobiť to čo najskôr – zjednodušíte si tak účtovníctvo.
Čo ak zákazník chce faktúru hneď pri zálohe?
Ak vám pošle peniaze a vy už máte dodávku splnenú, vystavte mu priamo ostrú faktúru – nie zálohovú. Vtedy si už DPH počítate a váš záväzok je splnený.
Zhrnutie
- Zálohová (proforma) faktúra je výzva na zaplatenie pred plnením – nie je daňovým dokladom, neuvádza sa v priznaní k DPH a nevzniká z nej záväzok.
- Ostrá faktúra je pravý daňový a účtovný doklad – vystavuje sa po dodaní alebo počas neho, počíta sa z nej DPH a platí pre ňu splatnosť.
- Pri zálohách postupujte podľa § 72 a § 73 zákona o DPH: do 15 dní od prijatia platby vystavte ostrú faktúru.
- Ak nedôverujete partnerovi alebo ide o väčšiu sumu, zálohová faktúra je legálny spôsob, ako znížiť riziko.
- Checklist náležitostí faktúry vám pomôže nezabudnúť na podstatné údaje v oboch typoch dokladov.
Údaje platné k 30. 8. 2026, pravidelne aktualizujeme. Sumy a sadzby v článku vychádzajú z oficiálnych zdrojov (finančná správa, Sociálna poisťovňa, zbierka zákonov) a majú informatívny charakter – pred rozhodnutím ich overte s účtovníkom.
