Od 1. januára 2027 budú podnikatelia a účtovníci komunikovať o faktúrach úplne inak — faktúry pôjdu cez certifikovaného digitálneho poštára, nie e-mailom do schránky účtovníka. Znamená to menej chaosu, automatickú kontrolu a jednoduchšiu komunikáciu s úradom, no vyžaduje to od oboch strán prípravu a zmenu návykov.
Ako sa dnes pracuje s faktúrami v účtovníctve
V súčasnosti väčšina živnostníkov a malých firiem posiela svoje faktúry účtovníkovi e-mailom — buď priamo v PDF, alebo v tabuľke so zoznamom všetkých tržieb. Účtovník si faktúry uchováva, zadáva ich do programu, skontroluje náležitosti a zapíše ich do účtovného systému. Komunikácia prebieha pomalšie, faktúry chýbajú, údaje sa prepisujú a vznikajú chyby.
Faktúra poslaná e-mailom v PDF je elektronickým dokladom, nie je to však eFaktúra v štruktúrovanom formáte podľa normy EN 16931. Jej správu a archivovanie si musí podnikateľ aj účtovník riešiť sami.
Čo sa zmení od 1. januára 2027
Od tohto dátumu nastáva povinná zmena:
- eFaktúry musia ísť cez digitálneho poštára, nie e-mailom — každá faktúra medzi podnikateľmi a s verejnou správou musí byť vyhotovená a doručená v štruktúrovanom formáte XML podľa normy EN 16931
- Digitálny poštár kontroluje faktúru automaticky — náležitosti faktúry, DIČ a IČ DPH overí ešte predtým, než ju príjemca dostane
- Finančná správa dostáva údaje o faktúre priebežne — nie až raz za mesiac pri hlásení DPH
- Účtovník dostáva faktúru už skontrolovanú a štruktúrovanú — nemusí ju prepisovať, stačí ju importovať do programu
Práca účtovníka by sa vďaka tomu mala zrýchliť a zjednodušiť — malo by byť menej opráv a dopytov na vás.
Ako bude fungovať nová spolupráca medzi vami a účtovníkom
Vaša úloha: vystavenie eFaktúry
Ako podnikateľ budete musieť faktúry vystavovať v programe, ktorý vie vygenerovať štruktúrovaný formát XML. Nemusí to byť drahý program — existuje porovnanie fakturačných programov aj s lacnými či bezplatnými riešeniami. Každý program, ktorý budete od 1. 1. 2027 používať, musí byť na eFaktúru technicky pripravený.
Po vystavení faktúry ju odošlete certifikovanému digitálnemu poštárovi — ide o špeciálnu doručovaciu sieť (Peppol), nie o bežný e-mail. Digitálny poštár ju automaticky doručí príjemcovi a zároveň zaznamená dátum doručenia.
Úloha digitálneho poštára
Digitálny poštár nie je len „poštová schránka”. Je to certifikovaný systém, ktorý:
- Skontroluje faktúru — či obsahuje všetky náležitosti, správne DIČ aj IČ DPH
- Doručí ju príjemcovi — teda aj vášmu účtovníkovi, ak je tiež registrovaný u digitálneho poštára
- Odošle údaje finančnej správe — bez toho, aby ste faktúru museli nahlasovať sami
- Archivuje faktúru — môžete ju kedykoľvek stiahnuť a mať doklad o doručení
Úloha účtovníka
Váš účtovník sa musí zaregistrovať u niektorého certifikovaného digitálneho poštára, keďže aj on bude prijímať faktúry. Potom bude:
- Prijímať faktúry priamo v XML — nie v PDF e-mailom, ale v štruktúrovanom formáte
- Importovať ich do účtovného programu — bez prepisovania a bez chýb pri zadávaní
- Pracovať so spracovanými údajmi — systém rozpozná číslo faktúry, sadzbu DPH aj splatnosť
- Menej s vami komunikovať — nemusí sa vás pýtať, či ste zabudli DPH alebo či máte správne DIČ
Komunikácia sa zmení z „posielam ti faktúry e-mailom a ty ich zadávaš” na „faktúry si importuješ z poštára, ja ti napíšem iba v prípade chyby”.
Ako sa zmení komunikácia v praxi
| Situácia | Dnes | Od 1. 1. 2027 |
|---|---|---|
| Vystavenie faktúry | Program alebo tabuľka | Program s XML exportom (povinnosť) |
| Zasielanie faktúry | E-mail s PDF | Digitálny poštár (povinnosť) |
| Kontrola | Účtovník kontroluje ručne | Digitálny poštár kontroluje automaticky |
| Archivácia | Priečinok v e-maile, papierová zložka | Digitálny poštár, certifikovaná úschova |
| Komunikácia s úradom | Mesačné hlásenie vo výkaze DPH | Priebežne cez digitálneho poštára |
| Opravy | E-mail, nová faktúra v PDF | Elektronický doklad (dobropis, ťarchopis) |
Ako sa pripraviť na zmenu
Ako podnikateľ (vy):
- Zmeňte fakturačný program — overte, či súčasný program vie vygenerovať XML. Ak nie, vyberte si nový — pozrite si ponuku pripravených riešení, ktoré nemusia byť veľkou investíciou
- Zaregistrujte sa u digitálneho poštára — bude to podmienka na posielanie eFaktúr. Zistite, či má vami vybraný poštár integráciu s vaším programom
- Informujte svojho účtovníka — povedzte mu, ktorého poštára používate a v akom programe budete faktúry vystavovať
- Otestujte to vopred — ak je to možné, vyskúšajte si vystavenie a odoslanie faktúry cez digitálneho poštára, aby ste videli, ako proces funguje
Ako účtovník:
- Zaregistrujte sa u digitálneho poštára — aby ste mohli prijímať faktúry od svojich klientov
- Zabezpečte integráciu do svojho programu — väčšina účtovných programov by mala mať pripravené pripojenie na digitálneho poštára
- Informujte klientov — povedzte im, ktorého poštára používate, aby si vybrali kompatibilné riešenie
Ako podnikateľ spolupracujúci s účtovníkom:
- Dohodnite sa vopred — spoločne si zvoľte, ktorého digitálneho poštára budete používať, ak vám to program umožňuje
- Vyskúšajte testovací režim — prvú faktúru pošlite v testovacom prostredí, kým si nie ste istý
- Dohodnite si lehoty — dohodnite sa, dokedy budete faktúry vystavovať (napríklad do 5. dňa v mesiaci), aby ich účtovník stihol spracovať
Budú sa meniť aj lehoty a povinnosti?
Nie výrazne, ale sú tu dva dôležité body:
- Splatnosť faktúry sa riadi rovnakými pravidlami ako doteraz — medzi podnikateľmi spravidla najviac 60 dní, ak nie je dohodnutá inak, platí zákonná lehota 30 dní
- Kontrolný výkaz DPH a hlásenie DPH sa zmenia, keďže sa bude reportovať inak — to je však téma na samostatný článok
Nové je najmä to, že ak ste v omeškaní so zaplatením, finančná správa to vidí skôr, nie až pri hlásení DPH.
Časté otázky
Čo ak môj fakturačný program ešte nevie generovať XML?
Budete si musieť nájsť nový. Od 1. januára 2027 je to povinné. Na trhu je dostatok lacných, aj bezplatných riešení — porovnajte si možnosti.
Budú stále fungovať PDF faktúry posielané e-mailom?
Nie ako eFaktúry podľa zákona. PDF e-mailom môžete naďalej posielať napríklad ako prílohu k objednávke smerom k spotrebiteľom, ale medzi podnikateľmi a voči verejnej správe bude po zavedení povinnosti potrebná eFaktúra cez digitálneho poštára.
Čo sa stane s mojimi starými faktúrami?
Zostávajú tak, ako sú. Nová povinnosť sa vzťahuje len na faktúry vystavené od 1. 1. 2027. Staré faktúry v PDF si môžete ponechať archivované v súčasnej podobe.
Ak máme malú firmu bez účtovníka — čo potom?
Ak si vediete vlastné účtovníctvo, budete musieť tiež vygenerovať XML a odoslať ho cez digitálneho poštára. Nie je to zložitejšie ako dnes — zmení sa len spôsob, akým to prebieha.
Koľko stojí digitálny poštár?
Závisí od poskytovateľa — niektorí ho môžu ponúkať ako súčasť iných služieb, iní za fixný poplatok. Presné podmienky a cenu si overte priamo u vybraného poskytovateľa.
Zhrnutie
Zmena v spolupráci medzi vami a účtovníkom pri zavedení eFaktúry by mala priniesť zlepšenie — menej e-mailov, menej prepisovania, automatickú kontrolu a rýchlejšie vybavenie.
Oplatí sa to však vopred pripraviť:
- Vyberte si program na eFaktúry — s XML exportom, ideálne aj s integráciou digitálneho poštára
- Zaregistrujte sa u digitálneho poštára — aby ste mohli faktúry posielať
- Informujte svojho účtovníka — overte si, že je tiež registrovaný a vie, ako bude postupovať
- Otestujte to vopred — nečakajte do 31. decembra, vyskúšajte si proces v testovacom režime skôr
Viac o eFaktúre a jej povinnostiach si prečítajte v pilieri eFaktúra na Slovensku, kde nájdete aj odpovede na konkrétne otázky podľa vašej situácie.
Údaje platné k 21. 9. 2026, pravidelne aktualizujeme. Sumy a sadzby v článku vychádzajú z oficiálnych zdrojov (finančná správa, Sociálna poisťovňa, zbierka zákonov) a majú informatívny charakter – pred rozhodnutím ich overte s účtovníkom.
